Reducir riesgos asociados con el incumplimiento de normativas ambientales: Minimiza las posibilidades de sanciones y multas al asegurar el cumplimiento de las normativas ambientales.
Seguridad de la información: Implementa medidas robustas de seguridad cibernética para proteger los datos almacenados.
Esta evaluación proporciona una comprensión clara de los requisitos y permite diseñar una solución de gestión documental que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.
Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.
Interoperabilidad: Es fundamental asegurar que los sistemas en la nube y locales puedan integrarse y funcionar juntos sin problemas, lo que puede requerir soluciones y herramientas adicionales.
Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.
Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
La relevancia de los documentos de gestión radica en su capacidad para capturar y almacenar datos clave relacionados con las operaciones comerciales, las transacciones financieras y la comunicación interna y externa.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, software de gestión documental se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
Recursos disponibles para tareas estratégicas: No se necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo lo hace el proveedor del software, liberando tus recursos telláticos para otros proyectos.
Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las normativas de la industria.
Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos.
Identificación de Ineficiencias: Detectar cuellos de botella, redundancias y otros problemas en los procesos existentes que podrían mejorarse con un DMS.
Adaptabilidad: Estar preparados para ajustar operaciones y sistemas según evolucionen las necesidades del mercado.